Crossroads Fontainebleau | The Statutes
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The Statutes

Adopted March 14, 2011

English Version

STATUTES of

CROSSROADS INTERNATIONAL ENGLISH SPEAKING ASSOCIATION

under the mode of the law of July 1, 1901 and the decree of August 16, 1901

 ARTICLE 1
It is an association governed by the law of July 1, 1901 and the decree of August 16, 1901. formed between its various members, utilising these statutes here present, and having as its name:

CROSSROADS INTERNATIONAL ENGLISH SPEAKING ASSOCIATION.

The Association has no political or religious ties or points of view.

ARTICLE 2 – Objectives of the Association
The purpose of the Association is to meet to share ideas, projects and events in English.

ARTICLE 3 – Registered office of the Association
The domicile of the Association is fixed at Fontainebleau, 44 bis rue St. Merry. It can be transferred by a simple resolution of the Board of Directors and ratified by the General Assembly.

ARTICLE 4 – Duration of the Association
The Association has an unlimited time span, except if terminated by dissolution of the Association

ARTICLE 5 – Membership
The Association is composed of:
a) Honorary Members
b) Active Members
c) Inactive Members.

a) Honorary Members are those who have rendered services to the Association. They are exempt from the annual subscription.

b) Active members and their immediate families are those who belong to the Association, who live in metropolitan France and who pay the fixed annual subscription charged at the beginning of each year before the General Assembly.

c) Inactive members are those who live outside metropolitan France and who pay the (reduced) fixed annual subscription charged at the beginning of each year before the General Assembly.

ARTICLE 6 – Admission.
To become a member of the Association, it is necessary to be an adult (or to provide written parental authorisation), to abide by the rules of the Association, and to be approved by the committee at a regular meeting.

ARTICLE 7 – Exclusion
The membership is lost by:
a) Resignation The non payment of the contribution for the current year or the non renewal of the contribution are considered as a tacit resignation.
b) Exclusion or expulsion pronounced by the Board of Directors for non-payment of the annual subscription or other serious grounds (the interested party having been invited by registered letter to present themselves before the Board to provide an explanation). An appeal of the Board’s decision can be made only to the General Assembly.

ARTICLE 8 – Resources
The resources of the Association include
a) The amount of the annual subscription charged to each member
b) Any subsidies or contributions received from the public or municipal offices or other legal donations or contributions made by upstanding individuals.

ARTICLE 9 – Responsibilities
Membership in the Association implies neither a right nor a responsibility for the assets and liabilities of the Association whose commitments are only covered for its assets.

ARTICLE 10 – Administration
a). Duration of the accounting year
The Statutory period is from September 1st until August 31st of the following year.

b) Composition of the Board of Directors (the Committee)
i. The Association is directed by a committee comprised of a maximum of 12 members, elected for two years by the General Assembly at the end of which period the members are re-eligible to stand.
ii. The president is elected for a two year term with the possibility of a further two year term and will step down as president for a gap of at least two years.
iii. All Active Members of the Association over the age of 18 years and who have been members in good standing for more than 6 months are eligible to stand for election
iv. Those Active Members wishing to stand for election to the Committee must make written application of their intentions before the annual meeting of the General
Assembly. The Committee must receive their application at least eight days before the Annual General Meeting.
v. In the event of a vacancy, the committee may temporarily make a replacement by co-opting another active member for the balance of the replaced member’s term of office. They will be replaced at the next Annual General Meeting.
vi. Members of the Committee cannot receive payment for their services to the Association
vii. Honorary Members may attend Committee meetings in a consultative function as may other persons in a position of expertise of use to the Association (whether paid or not).

c) Attributions of the Administration
i. The Board of Directors (the Committee) is the executive body of the Association and as such must ensure that the ethics and rules of conduct of the Association are respected and that the independence of the Association is maintained.

ii. It can authorise all acts and resolutions not reserved for ratification by the General Assembly at the Annual General Meeting or at an Extraordinary General Meeting.

iii. The Association is represented by the President in all juridicial or civil actions. The President may delegate these powers to another member of the Board of Directors.

iv. No Member may make a moral or financial engagement on behalf of the Association without the consent of the Board of Directors.

v. All decisions taken by the Board of Directors will be recorded in the Minutes ledger and signed by the President, and the Secretary (or other administrator).

d) The Executive
i. The Board of Directors chooses an executive by consensus or by secret ballot from among its members.
ii. The Executive is made up of:
– one president
– one (or several) vice-president(s)
– one secretary (and if need be, a secretary-assistant)
– one treasurer (and if need be, a treasurer-assistant)

ARTICLE 11- Meeting of the Council of Administration
a) The Board of Directors (the Committee) meets at least once every six months, or each time it is convened by the president, or at the request of one quarter of its members.
b) One third of the members of the Board must be present to render any decisions valid
c) The decisions are made by a majority vote; in the event of a split vote the voice of the president prevails.
d) Any member of the committee who does not attend three consecutive meetings without an apology accepted by the Committee and therefore noted in the minutes as excused, could be regarded as having resigned.
e) No-one can form part of the Council if he/she is not an adult (18 years of age or over) or has not been an Active Member in good standing for more than 6 months.
f) Minutes of the meetings are recorded, transcribed without visible corrections and signed by the President and/or the Secretary or other Administrator. They are archived in a ledger with numbered pages.

ARTICLE 12- Ordinary General Assembly
a) The ordinary General Assembly (Annual General Meeting) includes all the members of the Association. It meets each year within 3 months of the Association’s year-end (August 31st) at the demand of the Board of Directors or by the demand of a minimum of 25 percent of the membership.
b) 15 days at least before the fixed date, the members of the Association are notified by the Executive. The agenda is indicated on the notice of meeting.
c) The General Assembly can deliberate validly, only if a quorum is reached. The quorum is defined in the following way: a quarter of the Active Members of the Association present or represented.
d) If a quorum is not reached, the Executive will have a total of 15 days to reconvene the members of the Association for a new General Assembly, in this case, the need for a quorum no longer applies.
e) The president, assisted by the members of the committee (Board of Directors), chairs the Assembly and makes a statement as to the present status of the Association. The treasurer gives an account of his/her management of the funds of the Association for the year and presents the assessment for a vote of approval from the Assembly.
f) The rate of the annual subscription is ratified at this time by the General Assembly
g) The General Assembly rules on the management of the Association.
h) No other business will be treated, at the time of the General Assembly, than the questions listed on the agenda.
i) Questions from the Active Members included in the Agenda as Any Other Business must be submitted in writing to the President a minimum of 8 days before the General Assembly.
j) After completion of the agenda, a vote by secret ballot will be held for the replacement of the outgoing members of the Council.

ARTICLE 13 – Voting
a) Only Honorary and Active Members of the Association in good standing may vote, each member having only one vote unless they have been nominated to vote on behalf of another member by the provision of a letter of authorisation (a proxy).
b) Each member can hold no more than 3 proxies. The voting for all items on the agenda other than the election of Members of the Committee may be by show of hands unless otherwise demanded by one Active Member present at the Assembly
c) Voting by regular mail or electronic mail is not allowed.

ARTICLE 14- Extraordinary General Meeting
If need be, or on the request of 51 percent of the registered members, the President can convene an Extraordinary General Assembly in accordance with the methods outlined in Article 12

ARTICLE 15 – Rules of Procedure
Rules of Procedure (House Rules) can be established by the Board of Directors and subsequently approved at an Ordinary or Extraordinary General Meeting. This is intended to fix the various points not envisioned by the statutes, particularly those relative to the governing of the internal administration of the Association.

ARTICLE 16 – Dissolution of the Association
a) An Extraordinary General Assembly is convened by the President on the orders on the Board of Directors to dissolve the Association. Fifty percent of the Active and Honorary members must be present.
b) If this number is not achieved, then the meeting is reconvened with an interval of 8 days minimum, in which case, the quorum does not apply.
c) In either case, the dissolution of the Association can be proclaimed by a majority of the votes of those present and represented.

ARTICLE 17 – Liquidation of Assets
a) In the case of the dissolution of the Association, by whatever means, the Extraordinary General Assembly will designate one or several commissioners to liquidate the assets of the Association, becoming the legal representatives of the Association in the liquidation phase.
b) The Board of Directors is dissolved.
c) On the proposal of one or more commissioners, a new Extraordinary General Assembly may be convened by them to assign the assets to one or more associations of whom the majority of their members both active and honorary are present or represented, conforming to the Law.
d) In no case may members of the Association be in receipt of any of the liquidated assets.

ARTICLE 18 – Declarations
The Statutes here present have been adopted by an Extraordinary General Assembly on
March 14, 2011 at Fontainebleau under the Presidency of Mme. Caroline Bailey, President of the Association, assisted by the Vice-President Mme. Evelyne Wenzel and the Secretary, Mme. Nelly Christophe.
The President carried out these declarations as required by the Decree of 16 August 1901 under the mode of the law of July 1 1901 at the Sous-Prefecture of Fontainebleau.

Version Francaise

Article 1
Il est constitué, conformément à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901, entre tous ceux qui adhéreront aux présents statuts et seront régulièrement admis, une association ayant pour titre :

CROSSROADS INTERNATIONAL ENGLISH SPEAKING ASSOCIATION

L´association est neutre du point de vue politique et religieux.

Article 2 – Objet de l’association
L´association a pour but de se réunir pour partager des idées, projets et événements en Anglais

Article 3 – Siège
Le siège social est fixé à Fontainebleau, 44bis rue St. Merry.
Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d´Administration.
La ratification par l´Assemblée Générale Ordinaire de l´Association sera nécessaire.

Article 4 – Durée
Sa durée est illimitée, sauf en cas de dissolution.

Article 5 – Membres

a) membres d’honneur
b) membres actifs
c) membres inactifs

a) Membre d’honneur
Le titre de Membre d´Honneur est décerné par le Conseil d´Administration aux personnes physiques ou morales qui rendent ou ont rendu des services signalés à l´Association. Ce titre confère aux personnes qui l´ont obtenu le droit de faire partie de l´Association. Elles sont exonérées du paiement de la cotisation annuelle.
b) Membre actif
Est admis comme membre actif toute personne physique ou morale résident en France métropolitaine agréée par le Conseil d´Administration, et qui paie une cotisation annuelle.
c) Membre inactif
Est admis comme membre inactif, toute personne physique ou morale, résidant hors de la France métropolitaine qui paie une cotisation annuelle réduite.

Article 6 – Admission

Ne peut adhérer à l´association qu´une personne majeure ou une personne mineure de 16 ans minimum, munie d´une autorisation parentale écrite qui accepte les règles de l´association. La demande d´adhésion doit être approuvée par le bureau au cours d´une réunion ordinaire.

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Article 7 – Radiation

La qualité de membre se perd par :

a) La démission. Le non-paiement de la cotisation de l´année en cours ou le non-renouvellement de la cotisation sont assimilés à une démission tacite.

b) La radiation ou l´exclusion prononcée par le Conseil d´Administration pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave, l´intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le Conseil pour fournir des explications. Seul un recours en appel devant l´Assemblée Générale Ordinaire peut modifier la décision prise par le Conseil.

Article 8 – Ressources

a) Cotisation perçue auprès de chaque membre de l´Association,
b) Toute subvention de collectivités publiques ou d’établissements publics, ainsi que d’associations ou autres personnes morales dans les conditions légales.

Article 9 – Responsabilité

La qualité de membre de l´Association ne confère ni droit, ni responsabilité, quant à l´actif et au passif de l´Association dont les engagements sont uniquement couverts pour son actif.

Article 10 – Administration

a) Durée de l´exercice

L´exercice statutaire s´étend du 1er Septembre au 31 Août de l´année suivante.

b) Conseil d´Administration – Composition

i. L´Association est dirigée par un Conseil de 12 membres actifs au maximium, à jour de leur cotisation, appelé Conseil d´Administration, élus au scrutin secret pour 2 années par l´Assemblée Générale Ordinaire.

ii. Est éligible au Conseil d´administration tout membre actif, âgé de 18 ans au moins le jour de l´élection, membre de l´Association depuis 6 mois, jouissant de ses droits civils et civiques et à jour de ses cotisations dues.

iii. Les membres actifs désirant se présenter à l´élection du Conseil d´administration doivent présenter leur candidature par écrit au conseil d´administration. Celui-ci doit recevoir leur candidature au moins huit jours avant la tenue de l´Assemblée Générale.

iv. Le conseil d´Administration se renouvelle par tiers tous les deux ans. Les membres sortants sont rééligibles.

v. Le président ne peut exercer plus de deux mandats successifs. Il ne peut exercer un nouveau mandat qu´après une période d´interruption de deux ans.

vi. En cas de vacance, le Conseil d´Administration peut pourvoir provisoirement au remplacement de ses membres par cooptation. Il est procédé à leur remplacement

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définitif par la plus proche Assemblée Générale Ordinaire. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l´époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

vii. Les membres du Conseil d´Administration ne peuvent recevoir de rétribution en cette qualité, ni en raison de celle de membre du Bureau.

viii. Les membres d´Honneur personnes physiques ou morales peuvent, à leur demande, assister aux séances du Conseil d´Administration avec voix consultative. Les personnes rétribuées par l’Association peuvent être admises à assister avec voix consultative aux séances du Conseil d´Administration. Le Conseil peut inviter et entendre toute personne utile à l´activité de l´Association.

c) Attributions

i. Le Conseil d´Administration est l´organe exécutif de l´Association. Il s´emploie à faire respecter l´éthique de l´association, les règles de conduite ainsi que l´indépendance de l´Association.

ii. Il peut autoriser tous actes et opérations permis à l´Association et qui ne sont pas réservés à l´Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire.

iii. L´Association est représentée en justice et dans tous les actes de la vie civile par le Président, qui pourra déléguer ses pouvoirs à un membre du Conseil d´Administration.

iv. Aucun membre, quel qu´il soit, ne peut engager moralement ou financièrement l´Association sans l´aval du Conseil d´Administration.

v. Toutes les délibérations du Conseil d´Administration sont consignées dans un registre et signées du Président et du Secrétaire ou d´un Administrateur.

d) Bureau de l´Association

Le Conseil d´Administration choisit parmi ses membres, tous les deux ans, au scrutin secret ou par consensus, son Bureau composé de

Un Président de l´Association
Un ou plusieurs Vice-Présidents, s´il y a lieu,
Un Secrétaire, et s´il y a lieu, un Secrétaire Adjoint,
Un Trésorier et, s´il y a lieu, un Trésorier Adjoint.

Article 11 – Réunions du Conseil d’Administration

a) Le Conseil se réunit au moins deux fois par an et chaque fois qu´il est convoqué par son Président ou sur demande du quart de ses membres.
b) La présence du tiers des membres du Conseil est nécessaire pour valider les délibérations.
c) Les décisions sont prises à la majorité des voix. La voix du Président est prépondérante en cas de partage.
d) Tout membre du Conseil qui, sans excuses acceptées et notées par celui-ci, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
e) Tout membre du Conseil doit être majeur d’age et à jour de ses cotisations dues.

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f) Il est tenu un procès-verbal des séances. Les procès-verbaux sont signés par le Président et le Secrétaire ou le Secrétaire Adjoint. Il sont transcrits, sans blancs ni ratures ou collés sur un registre aux feuillets numérotés tenu à cet effet.

Article 12 – Assemblées Générales Ordinaires

a) Les membres de l’association se réunissent chaque année en Assemblée générale sur convocation du Président, sur demande du Conseil d´Administration ou du quart au moins des Membres de l´Association.
b) La convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant la tenue de l´Assemblée Générale.
c) Pour la validité des délibérations des Assemblées Ordinaires la présence du quart des Membres Actifs et d´Honneur est nécessaire (quorum).
d) Si le quorum des Membres n´est pas atteint, le Conseil d´Administration convoque, avec le même ordre du jour, une seconde assemblée ordinaire, à quinze jours d´intervalle au moins, qui délibérera alors quel que soit le nombre de Membres Actifs ou d´Honneur présents ou représentés.
e) L´assemblée générale délibère sur les rapports relatifs à la situation morale de l´Association, à la gestion du Conseil d´Administration présentés par le Président et sur la situation financière de l´Association dont le Trésorier rend compte. Elle approuve les comptes de l´exercice clos et vote le budget prévisionnel de l´exercice suivant
f) Les taux de cotisation sont fixés par l´Assemblée Générale sur proposition du Conseil d´Administration.

g) L´assemblée Générale décide souverainement de la gestion et de l´administration de l´association.

h) Lors de ces assemblées il ne pourra être débattu que sur les questions portées àl´ordre du jour, sur proposition du Conseil d´Administration, qui inclut les éventuelles questions écrites de Membres pour autant que celles-ci aient été reçues au moins 8 jours avant l’Assemblée par le Président. Son bureau est celui du Bureau de l´Association.

i) Pour les autres questions inscrites à l´ordre du jour, le vote a lieu à bulletin secret s´il est demandé par un seul Membre.

j) L´Assemblée pourvoit au remplacement des Membres sortants du Conseil d´Administration, obligatoire sous forme de scrutin secret, après épuisement de l´ordre du jour.
k) Les délibérations sont prises à la majorité des voix des Membres Actifs ou d´Honneur présents ou représentés pour les Assemblées Générales Ordinaires.

Article 13 – Scrutin

a) Ne votent dans les Assemblées Générales Ordinaires ou Extraordinaires que les Membres Actifs et d´Honneur, ayant acquitté toutes leurs cotisations dues.
b) Chaque Membre dispose d´une voix, ainsi que des voix résultant des pouvoirs ou procurations qui lui auront été confiés par d´autres Membres ainsi représentés. Le vote par pouvoir ou procuration est autorisé. Leur nombre est toutefois limité à 3 par Membre présent.
c) Le vote par correspondance postale et électronique est interdit.

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Article 14 – Assemblées Générales Extraordinaires

Si besoin est ou sur demande de cinquante et un pour cents des membres inscrits, le Président peut convoquer un Assemblée Générale Extraordinaire suivant les modalités prévues à l’Article 12.

Article 15 – Règlement intérieur

a) Un règlement intérieur sera établi par le Conseil d’administration qui le fait alors approuver ou modifier par une Assemblée Générale Extraordinaire.
b) Ce règlement, opposable à tous les Membres de l´Association, est destiné à fixer les divers points non prévus par les Statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de celle-ci et aux obligations imposées à tous les Membres.

Article 16 – Dissolution de l’Association

a) L’Assemblée Générale Extraordinaire appelée à se prononcer sur la dissolution de l’Association et convoquée spécialement à cet effet par le Président à la demande du Conseil d’Administration, doit comprendre la moitié des Membres Actifs et d’Honneur de l’Association.
b) Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée est convoquée de nouveau, mais à huit jours au moins d’interval; elle peut alors délibérer, quelque soit le nombre des Membres présents ou représentés.
c) Dans tous les cas, la dissolution de l’Association ne peut être prononcée qu’à la majorité des voix des Membres Actifs et d’Honneur présents ou représentés.

Article 17 – Liquidation

a) En cas de dissolution, par quelque mode que ce soit, l’Assemblée Générale Extraordinaire désigne un ou plusieurs Commissaires chargés de la liquidation des biens de l’Association. Le ou les Commissionnaires deviennent les représentants légaux de l’Association en phase de liquidation.
b) Le Conseil d’Administration comme le Bureau sont dissouts.
c) Sur proposition du ou des Commissaire, une nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire convoquée par celui-ci ou ceux-ci, attribue à une ou plusieurs Associations, à la majorité des Membres Actifs ou d’Honneur présents ou représentés, l’actif net, conformément à la loi.
d) Les Membres de l’Association ne peuvent ne aucun cas se voir attribuer une part quelconque des biens de l’Association.

Article 18 – Déclarations

Les présents statuts ont été adoptés par l’Assemblée Générale Extraordinaire du 14 mars 2011, réunie à Fontainebleau, sous la présidence de Mme Caroline Bailey, Présidente de l’Association assistée de Mme Evelyne Wenzel, Vice-présidente et de Mme Nelly Christophe, Secrétaire.
La Présidente effectuera à la Sous-préfecture de Fontainebleau les déclarations prévues par le Décret du 16 août 1901 portant règlement d’administration publique pour l’application de la Loi du 1er juillet 1901.